Zapraszamy do aplikowania na staż w dziekanacie osoby zainteresowane zdobyciem doświadczenia w pracy administracyjnej oraz obsłudze spraw studenckich. Poszukujemy kandydatów rzetelnych, dobrze zorganizowanych i komunikatywnych, którzy chcą rozwijać swoje umiejętności w zakresie prowadzenia dokumentacji, obsługi interesantów oraz wsparcia bieżącej pracy jednostki.

Staż daje możliwość poznania praktycznych aspektów funkcjonowania dziekanatu – od kompletowania i weryfikacji dokumentów studentów, przez przygotowywanie materiałów i zestawień, aż po udział w organizacji pracy biura oraz procesów związanych z planowaniem zajęć. W trakcie stażu uczestnik będzie również wspierać digitalizację dokumentacji, przygotowywanie pism i komunikatów oraz korzystać z nowoczesnych narzędzi, w tym rozwiązań AI, wspomagających codzienną pracę administracyjną.

Obsługa dokumentacji akt studentów oraz spraw studentów

1. kompletowanie dokumentów studentów i ich wstępna weryfikacja formalna
2. przygotowywanie dokumentów do podpisu przez Prodziekanów
3. skanowanie, kopiowanie i digitalizacja dokumentów
4. przygotowywanie dokumentów do archiwizacji zgodnie z instrukcją kancelaryjną
5. uzupełnianie braków w dokumentacji po konsultacji z pracownikami dziekanatu
6. udzielanie podstawowych informacji studentom zgodnie z wytycznymi pracowników dziekanatu
7. kierowanie interesantów do właściwych osób
8. przyjmowanie i rejestrowanie wpływających dokumentów

Wsparcie pracy dziekanatu

1. przygotowywanie zestawień i tabel w Excelu (np. list studentów, praktyk, zaliczeń)
2. przygotowywanie projektów pism, ogłoszeń i komunikatów dla studentów
3. pomoc w przygotowywaniu materiałów na spotkania lub komisje
4. przygotowywanie materiałów biurowych i dbanie o porządek w dokumentacji
5. wsparcie procesów związanych z planowaniem zajęć i rezerwacją sal
6. organizacja dokumentacji i zasobów w związku ze zmianą lokalizacji
7. wykorzystanie narzędzi AI do przygotowania projektów pism, zestawień danych lub podsumowań dokumentów, ogłoszeń i komunikatów dla studentów

Wymagania rekrutacyjne

1. Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office
2. Obsługa urządzeń biurowych
3. Praca zespołowa, ​komunikatywność, organizacja pracy własnej, samodzielność oraz stosowanie odpowiednich przepisów
4. Wysoki poziom rzetelności, odpowiedzialności oraz terminowości w realizacji powierzonych zadań
5. Kreatywność

Opcjonalnie:

1. Umiejętność pracy z aktami prawnymi, dokumentacją
2. Umiejętność zastosowania narzędzi AI w codziennej pracy